Как прошивать журнал

Как правильно и какими нитками подшить документы.

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

  • Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
  • Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

Правила сшивания документов ГОСТ

  • Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
  • Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
  • Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.

Правила сшивания документов ГОСТ

  • Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
  • Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

Какие документы прошиваются?

  • Кадровая документация по итогам текущего года
  • Документация бухгалтерии
  • Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  • Документы для налоговой
  • документы для сдачи отчетности в ПФР
  • документы в различные отделы банка
  • документы на тендер
  • копии уставных документов
  • документы при заключении особо важных соглашений
  • книги учета прибыли
  • нотариально удостоверенные копии и переводы
  • при подготовке документации к сдаче в архив

Какие документы подшиваются

  • Прошивать пакет документов принято иглой и нитками. Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
  • Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
  • Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
  • Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов. Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

Брошюровочная машина

Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

  • документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
  • бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Какими нитками сшивать документы?

  • Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
  • Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
  • Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
  • Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.

Какой нитью сшивать документы

  • Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
  • 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
  • Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками

Как прошивать документацию ниткой

Подготовка принадлежностей:

  • иглы с нитью подходящей толщины
  • документов, которые необходимо прошить
  • шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
  • печати организации
  • клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

  • Готовим бумаги для прошивки. Для этого необходимо расположить их по группам
  • Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
  • Сшиваем
  • Оформляем сопроводительную надпись.
  • Готовим внутреннюю опись.
  • Заверяем готовое дело

Готовим документПрошиваемСвязываем концы нити узелком Заверяем

Для прошитого пакета документов допускается следующее:

  • упустить этап систематизации документов
  • распределить документы без нумерации
  • возможна подача документов без заверительной надписи

Прошитые документы заверяются

Этап 1:

  • Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
  • Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
  • Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

  • Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
  • Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.

Правильно прошитый документ: тыльная сторона Правильно прошитый документ: лицевая сторона

  • Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

  • С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см.
    Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.
  • Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
  • Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
  • У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой.
    Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

Как прошить документ в три дырки Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

Видео: Как сшить диплом три дырки?

Как прошить папку с 4 дырками: схема

  • Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.
  • Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны. Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.

Как прошить папку с 4 дырками: схема

На что стоит обратить внимание:

  • прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
  • отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
  • граница от края листа составляет 1,5-2 см
  • первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа

Делаем отверстия Вводим иглу с тыльной стороны второго от края отверстия Вводим иглу в то отверстие, которое находится ближе к ранее пройденному отверстию Продеваем нить как в первом шаге Вводим иглу с лицевой стороны в расположенное рядом отверстие Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны Через лицевую сторону вводим в отверстие, которое проходили в шаге четвертом Соединяем концы нитей Немного натягиваем, чтобы нить плотно прилегала Завязываем узелок Обрезаем лишнюю длину

Видео: Как прошивать документы?

Как сшить документы на уголок: схема

Иногда требуется прошивка документа за уголок. Как это правильно сделать, смотрите видео.

Видео: Как сшить документы?

Сшивание документов скрепкой степлера

Как прошивать документы с помощью скрепки степлера — смотрите видео.

Видео: Как правильно прошивать документы?

Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?

  • Проставляем на листах арабские цифры
  • Используем для этого простой карандаш
  • Ставим цифры по возрастанию
  • Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
  • Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
  • Приложения нумеруем в общем порядке
  • Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
  • Несколько томов документов нумеруются по отдельности
  • Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
  • Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
  • Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.

Как сшивать документы для налоговой: правила, образец

  • количество листов в одной прошивке — не более 150
  • прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
  • инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
  • все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
  • Документы сшиваются способом в 2-4 прокола. Нить выводится на тыльную сторону и завязывается.
  • На узел клеится листок бумаги (ее размер 3х5 см) с заверительной надписью и печатью.

Как сшивать документы для налоговой

Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец

  • Журнал учета прошивается с использованием твердого переплета. Это необходимо для сохранения надлежащего вида документа в течение длительного срока хранения.
  • Документы нумеруются.
  • Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований.

Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец

Для прошивки можно использовать такие материалы:

  • банковский шпагат
  • обычные нитки № 10 (прошивается большим количеством стежков)
  • тонкий длинный шнурок
  • суровая или прошивная нить
  • прошитый документ опломбируется для защиты записей от постороннего вмешательства

Процесс прошивки журнал учета:

  • готовим три отверстия дыроколом или шилом (делаем отверстия слева на полях журнала)
  • вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
  • выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
  • вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
  • при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
  • концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
  • клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
  • указываем дату прошивки

Как прошить тетрадь учета: образец

Прошивка документов для архива

Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

Видео: Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание

Как прошить папку с документами?

Процесс прошивки папки с документами показан в видеоролике.

Видео: Подшивка дела

Как сшить дело?

Как правильно подшить дело смотрите в видеоролике.

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

Кроме того, что журнал надлежит хранить в месте, находящемся вне свободного доступа, его необходимо прошить и опломбировать определённым образом.

При отсутствии прошивки и опломбирования руководителю могут быть предъявлены штрафные санкции.

Прошивка

В первую очередь для журнала необходимо подготовить твёрдый переплёт, если в приобретённом образце тонкая обложка.

Книга учёта будет служить достаточно долго, но при этом она должна иметь надлежащий вид.

После прошивки и опломбирования, заменить обложку будет невозможно. После того как бланк журнала готов, нужно пронумеровать все имеющиеся страницы порядковыми номерами, далее можно начинать прошивать её.

Прошивают страницы обычной грубой нитью, никаких нормативных требований на этот счёт не предусмотрено.

Однако некоторые кадровые работники, особенно молодые, могут столкнуться с дилеммой по поводу выбора материала. Банковский шпагат или тонкую ленту использовать можно, хотя в таком случае прошивка будет грубовата на ощупь, что несколько затруднит пользование журналом.

Можно использовать обычные нитки, например № 10. Но в этом случае нарушается внешний вид журнала и для прошивки нужно сделать достаточно много стежков. В некоторых случаях используют тонкий длинный шнурок, что многим кадровикам представляется вполне удобным. Безупречно подходящим для прошивки материалом является суровая или прошивная нить ЛШ-210. Она пользуется преимуществом при выборе средства для прошивки журнала (и в аналогичных случаях).

Далее осуществляется процедура прошивки с одновременным опломбированием книги учёта. После её завершения Книга будет надёжно защищена от постороннего вмешательства в её записи. А удалённый из журнала лист можно сразу определить по нарушению нумерации листов.

Стандартная процедура, использующаяся наиболее часто, заключается в следующем:

  1. Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия.
  2. Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине.
  3. Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала и продевается вперёд, на его лицевую сторону.
  4. Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются.
  5. Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад. Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз.
  6. Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.

Главное, чтобы завершить прошивку, нужно вытянуть края нити или шнура, который использован, приблизительно на 6-8 сантиметров, и закрепить его на внутренней задней стенке журнала.

Для этого конец нити приклеивается обычным канцелярским клеем к стенке журнала, а поверх него наклеивается небольшой квадрат обычной плотной бумаги, с печатью и подписью ответственного лица, а также – с указанием даты прошивки.

Опломбирование

К процессу прошивки и опломбирования не предъявляется специальных требований.

Кадровые работники или бухгалтера, ведущие учёт записей, сами выбирают вариант проведения процедуры. Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:

  • пронумерован;
  • прошит;
  • подписанным руководителем организации.

Скачать правило №225 «О ведении, хранении и заполнении трудовых книжек»

После надлежащей подготовки, журнал нужно скрепить сургучной печатью или опломбировать. В последнее время наиболее актуальна опломбировка, так как сургучные печати недостаточно прочные и материал для них (сургуч) утратил свою популярность.

Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004. К ним относятся средства возможной идентификации одноразового использования, которые способны осуществить защиту от несанкционированного вскрытия объекта защиты.

Скачать Правила опломбирования ГОСТ 31282-2004

Наиболее актуальны плёночные пломбы, которые могут использоваться только в делопроизводстве, так как они не обладают силой сдерживания, а лишь идентифицируют отсутствие (наличие) вторжения.

Они достаточно удобны и имеют вид плоской многослойной плёнки, достаточно плотной и выполненной в форме небольшого круга или другой фигуры. Желательно, чтобы она напоминала печать не только по форме, но и по свойствам. Для этого она должна обеспечиваться:

  • уникальным номером;
  • логотипом организации;
  • наименованием организации.

Так как требование предъявляется лишь к наличию пломбы, а не к её качеству – руководитель или уполномоченное лицо может проявить свою фантазию.

Можно использовать более прочный материал, вплоть до применения свинцовой пластинки, а также выбрать кодовый идентификатор по своему усмотрению. Можно обеспечить пломбу электронной памятью. При желании вместо пломбы можно использовать сургучную печать.

Опломбирование журнала – закрепление пломбы на его задней внутренней стенке. Пломба должна крепиться на концах нити или шнура, которыми прошивался журнал. Прикреплённая должным образом, она вместе с кончиком нити крепится на обложку журнала в обозначенном месте, захватывая одновременно:

  1. Бумажку, которой крепилась (клеилась) нить на обложку журнала.
  2. Часть обложки за пределами наклеенной бумажки.

Таким образом, формируется защита, которая состоит в одновременном скреплении нити, бумаги с печатью и обложки журнала. Идентификатор покажет, если производилось вторжение в записи. В этом случае придётся срывать листочек, которым крепилась нить и снимать пломбу, что сразу будет обнаружено работником, уполномоченным на ведение журнала.

При использовании сургучной печати нужно растопить сургуч, налить его в определённое место на внутренней стороне обложки, захватив одновременно шнуровку, часть листа и часть обложки.

Пока сургуч не успел остыть, на него нужно поставить специальный оттиск. Именно отсутствие оттиска, который готовится специально для опечатывания, становится причиной непопулярности использования сургучной печати и предпочтения использования пломбы.

После того как прошитая Книга учёта опломбирована или скреплена печатью, её можно использовать для внесения необходимых сведений.

При отсутствии опломбирования, руководитель организации или частный предприниматель будет оштрафован комиссией из трудовой инспекции.

Заключение.

По положениям, указанным в Правилах (№ 25), а также в соответствии с требованиями Государственной трудовой инспекции, Книга учёта ТК и вкладышей должна быть оформлена надлежащим образом. Так как ТК – документ повышенной отчётности, то и журнал их учёта должен обеспечить защиту записей. Поэтому журнал прошнуровывается и опломбируется или скрепляется сургучной печатью.

Как правильно прошить журнал?

Прошивка журналов, официальных документов и любых деловых бумаг – это ответственное дело, которое не терпит дилетантства и требует особенной аккуратности. Совершить ошибку здесь недопустимо, поскольку она может повлечь за собой серьезные проблемы: повышается риск расформирования документа и подмены страниц. Поэтому очень важно знать, как правильно прошить журнал или любой другой документ, чтобы ни у проверяющих органов, ни у партнеров не возникло никаких вопросов.

Какие журналы и документы нужно прошивать?

Прошивка журналов и документации осуществляется для того, чтобы исключить потери или подмену важных документов. Эта проблема особенно остро стоит в компаниях с большим объемом документации, где запутаться в бумагах проще простого.

Обязательной прошивке подлежат документы, которые в последствии архивируются, отдаются на проверку или являются особенно ценными для владельца:

  • Для архива
  • Журналы отдела кадров
  • Документация бухгалтерии
  • Документы для органов аудита

Документы, предназначенные для проверки в налоговой службе, не сшиваются, поскольку работники налоговой их постоянно сканируют и перегруппировывают.

Есть ли правила сшивания журналов?

Строгого регламента по прошивке документов нет, однако действуют рекомендации, которые были официально утверждены Росархивом. Кроме этого, на территории России действует инструкция по документированию от Центрального банка РФ, а также ГОСТ по делопроизводству и архивному делу.

Жёстких стандартов не существует, поэтому разобраться в том, как правильно прошить журнал очень сложно, ведь каждый проверяющий орган требует соблюдать свои рекомендации и правила.

Готовим документы и журналы к прошиванию

  1. Оформляем обложку. Она может быть стандартных размеров (для листов А4 чаще всего), нестандартных из-за формата документации, а также для долгого хранения. Последние обложки производятся из плотного износоустойчивого материала.
  2. Составляем комплект листов для журнала. Их не должно быть больше 250, а папка не должна превышать 4 см в толщину. Обязательно добавляем пустой листок.
  3. Нумеруем страницы. Все номера проставляются карандашом в правом углу страницы, вверху. Цифры не должны попадать на текст. Нумерация начинается со второго листа и цифры «2».
  4. Делаем опись. В ней указывается: организация и название самого документа, дата сшивания и срок хранения журнала, число страниц и документов.

Выбираем способ прошивания журнала

Прошивать документацию можно несколькими способами – выбор зависит от установленных норм на предприятии и тех приспособлений, которые есть в наличии.

  • Игла и нитки – это классический вариант, самый доступный и простой. Он подходит для сшивания небольшого количества документов. Необходимо сделать три прокола иглой на расстоянии 3 см друг от друга и таким образом прошить несколько раз все листы. Затем концы нитки завязываются на узел и заклеиваются заверительным листком 4х6 см. После ставится подпись и печать таким образом, чтобы часть была на документе, а часть на наклейке.
  • Шуруповерт и плотная веревка. Этот вариант больше подойдет для толстых журналов и большого объема бумаг. С помощью шуруповерта сверлятся отверстия, в которые продевается веревка и прошивает все листы. После завязывания концов наклеивается заверительный листок, как в примере, описанном выше.
  • Дырокол. Этот способ более удобный, однако он редко подходит для сшивания журналов, так как запрещается многими контролирующими органами.
  • Переплетный станок. Способ архивного переплета или брошюровки доступен только в профессиональных типографиях. Он гарантирует качественную и долговечную прошивку журналов любого объема.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *