Как назвать отдел?

отдел

Смотреть что такое «отдел» в других словарях:

  • ОТДЕЛ — ОТДЕЛ, отдела, муж. 1. Одна из частей, на которые подразделяют какое нибудь целое на основании определенных признаков (книжн.). Историю обычно делят на три отдела; древнюю, среднюю и новую. 2. Часть учреждения или предприятия. Технический отдел.… … Толковый словарь Ушакова

  • ОТДЕЛ — структурное подразделение предприятия, организации, компании, банка, биржи; например, отдел заказов, отдел сбыта, отдел закупок, проектный отдел, расчетный отдел, конструкторский отдел, отдел маркетинга. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш.,… … Экономический словарь

  • Отдел «К» — Отдел «К» Отдел по борьбе с компьютерными преступлениями и незаконным оборотом РЭС и СТС, является структурным подразделением службы криминальной милиции МВД, каждого субъекта Российской Федерации. Отдел «К», Находясь в составе ГУВД… … Википедия

  • отдел — См … Словарь синонимов

  • ОТДЕЛ — (военный отдел) в России 19 нач. 20 вв. административно территориальная единица, соответствует округу или уезду, в областях с казачьим населением (Кубанская и др.) … Большой Энциклопедический словарь

  • ОТДЕЛ — в биологии таксономическая категория (ранг) в систематике растений. В отделы (иногда сначала в подотдел) объединяют близкие по происхождению классы. Напр., классы двудольных и однодольных образуют отдел цветковых. Всего в систематике растений… … Большой Энциклопедический словарь

  • Отдел — структурное подразделение компании, организации, банка. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

  • ОТДЕЛ — в геологии единица общей стратиграфической шкалы, наиболее крупное подразделение геологической системы. Объединяет отложения, образовавшиеся в течение геологической эпохи; подразделяются по характерным органическим остаткам на ярусы … Большой Энциклопедический словарь

  • ОТДЕЛ — ОТДЕЛ, а, муж. 1. Высшее подразделение в систематике растений, объединяющее близкие по происхождению классы. 2. Подразделение учреждения, предприятия или учреждение, входящее в состав какой н. организации. Продуктовый о. универмага. О. кадров. О … Толковый словарь Ожегова

  • ОТДЕЛ — (divisio), одна из осн. таксономич. категорий, занимающая в царстве растений самое высокое положение. О. объединяют близкие классы и различаются между собой наиб, фундаментальными особенностями организации и строения, т. е. соответствуют гл.… … Биологический энциклопедический словарь

  • ОТДЕЛ — наиболее крупное подразделение системы, имеющее планетарное распространение; представляет собой единицу третьего порядка общей стратиграфической шкалы. Это отл., образовавшиеся в течение геол. эпохи и отражающие определенный, достаточно крупный и … Геологическая энциклопедия

Как создать единый справочник кодов подразделений предприятия

Каждой относительно крупной, то есть состоящей из нескольких подразделений, организации рано или поздно придется упорядочить свои документопотоки, создать массив необходимых инструкций, справочников, шаблонов и т.д. Один из первых шагов на этом тернистом пути – создание единого справочника кодов (или индексов) подразделений организации. Как его составить, читайте в статье.

БЕЗ КОДА НЫНЧЕ НИКУДА

Коды (индексы) подразделений организации присутствуют практически во всех сферах ее деятельности: от табельного учета до выпуска продукции.

В делопроизводстве коды подразделений необходимы, например, для создания номенклатуры дел, ведения реестра руководящих документов (инструкций, положений, правил), для создания, периодического обновления и дополнения набора шаблонов часто используемых документов (так называемого альбома форм).

Коды подразделений пригодятся также при внедрении электронного документооборота, даже в минимальном его исполнении.

Кроме того, коды подразделений необходимы различным техническим службам для организации производства. Так, например, технологи используют коды для составления технологических маршрутов изготовления продукции, работники технического архива – для печатания и выдачи технической документации в соответствии с маршрутами, кадровики – для создания штатного расписания. Словом, кодирование подразделений – это нужная и важная работа.

ЧТО МОЖНО УЗНАТЬ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ПО КОДУ?

• подчиненность;

• номер;

• местонахождение;

• выполняемые функции.

С ЧЕГО НАЧАТЬ?

Этап I: визуализируем организационную структуру

Если утвержденной структуры в организации нет, можно исправить это упущение, и кадровая служба организации в этом поможет.

Обратитесь к ним с просьбой предоставить рабочий вариант актуальной структуры, объясните, для чего это нужно. Кадровики, как правило, охотно откликаются, так как коды подразделений им самим нужны. При этом могут вас обрадовать, что уже используют простенькую кодировку (забегая вперед, скажу: не пропускайте это мимо ушей, постарайтесь вникнуть в систему индексации, обдумайте и позже предложите свои усовершенствования).

Структура, предложенная отделом кадров, может выглядеть как в Примере 1.

Из примера понятно, что каждое из подразделений имеет своего руководителя – начальника отдела. Группы подразделений образуют направления, во главе каждого стоит директор по соответствующему направлению.

Для утверждения структуру лучше представить в виде блок-схемы, в которой будет четко видна подчиненность (см. Схему 1).

Как видно из блок-схемы, директору подчиняются блоки: административный, коммерческий, логистики и транспорта, технический, производственный, эксплуатационный. Называться они могут по-разному: департаменты, управления, дирекции и т.д., но смысл не меняется – это группы подразделений, объединенные по своему функциональному назначению и подчиненные руководителю высшего звена, возглавляющему конкретное направление деятельности предприятия.

Далее следует развернуть структуру каждого блока. Например, административный блок (см. Схему 2). Организационные структуры каждого из подразделений необходимо приложить к приказу об утверждении организационной структуры предприятия.

Для чего это нужно? Закономерный вопрос, ведь у нас уже есть структура, описанная словесно «в столбик». Однако отрисовка блок-схем позволяет выявить ошибки в иерархической структуре и, следовательно, откорректировать связи между элементами и уровни подчинения.

Этап II: утверждаем организационную структуру

Структура организации утверждается приказом (Пример 2).

Этап III: присваиваем коды

• Основное правило кодировки. Присваивайте только цифровые коды! Избегайте косых черт, дефисов, букв и иных служебных символов и знаков препинания.

Буквы являются источником ошибок и разночтений, косые черточки (слэши) могут стать препятствием при создании электронного архива, поскольку слэш в названии файла компьютер воспринимает как приказ создать вложенную папку.

Также не получится создать каталог или файл, в названии которого будут содержаться символы и знаки препинания. Чтобы избежать подобных неприятностей, лучше использовать только арабские цифры.

• Пример кодировки. Структура нашего предприятия имеет несколько вложений, а именно – 4 уровня. Это видно по нумерации, состоящей максимум из 4 цифр: «3.1.3.2. Склад № 2 импортных комплектующих» (см. Пример 1).

Количество вложений на каждом уровне можно обозначить однозначным числом, однако лучше заложить для каждого уровня двузначное число, поскольку молодые успешные организации имеют свойство разрастаться, небольшие подразделения – увеличиваться и дробиться и т.д. Таким образом, полный код подразделения будет состоять из 8 цифр.

Появление новых блоков или подразделений в организации отражается и в структуре. Например, ваше руководство решило создать представительство организации в другом регионе. В зависимости от функционала подразделения его нужно будет добавить либо отдельным блоком, либо отдельным подразделением в блок.

Пример индексации подразделений гипотетической организации приведен в Таблице 1.

ТАБЛИЦА 1

Пример индексации подразделений

Код подразделения Наименование подразделения
1 2
01* Административный блок
01010000 Канцелярия
01010100 Сектор документации
01010200 Архив
01010300 Экспедиция
01020000 Бухгалтерия
01020100 Сектор расчетов с персоналом
01020200 Сектор материального учета
01020300 Сектор налогообложения
01020400 Сектор реализации
01030000 Юридический отдел
01030100 Сектор договорной работы
01030200 Сектор претензионной работы
01040000 Отдел управления персоналом
01040100 Сектор найма и учета персонала
01040200 Табельная
01050000 Отдел технического контроля
01050100 Сектор входного контроля
01050200 Сектор контроля изготовления
02 Коммерческий блок
02010000 Отдел снабжения
02010100 Сектор закупок по РФ
02010200 Сектор зарубежных закупок
02020000 Отдел продаж
02030000 Отдел рекламы
03 Блок логистики
03010000 Отдел логистики
03010100 Сектор грузоперевозок
03010200 Сектор таможенного оформления
03010300 Сектор транспортно-складских
операций
03010301 Склад № 1 (сбыта)
03010302 Склад № 2 (импортных
комплектующих)
03010303 Склад № 3 (полуфабрикатов)
03010304 Склад № 4 (ответственного
хранения)
03020000 Транспортный отдел
03020100 Сектор внутренних перевозок
03020200 Сектор внешних перевозок
03020300 Сектор аренды автотранспорта
04 Технический блок
04010000 Отдел главного конструктора
04020000 Отдел главного технолога
04030000 Отдел компьютерного
обеспечения
05 Производственный блок
05010000 Цех № 1
05010100 Участок № 1
05010200 Участок № 2
05020000 Цех № 2
05020100 Участок № 1
05020200 Участок № 2
05030000 Цех № 3
05030100 Участок № 3
05030200 Участок № 3
06 Блок эксплуатации
06010000 Отдел главного механика
06020000 Отдел главного энергетика
06030000 Цех № 4 (ремонтный)
06030100 Участок № 1
06030200 Участок № 2
06040000 Хозяйственный отдел

*Полный восьмизначный код подразделения можно сократить, убрав нули в начале и в конце, и оставить только значащие цифры. В этом случае в технологических маршрутах отдел логистики будет иметь код 301, а склад полуфабрикатов – 3010303.

Этап IV: утверждаем справочник кодов

Присвоенные коды подразделений необходимо утвердить приказом и выложить на общедоступном ресурсе организации (Пример 3).

ПРИМЕНЯЕМ КОДЫ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

При индексации дел в номенклатуре

Для этого необходимо присвоить индексы различным видам документов, которые создаются в организации.

Например:

01 – приказы по основной деятельности;

02 – распоряжения;

03 – положения;

04 – инструкции;

05 – переписка;

06 – служебные записки;

Придерживаться этой системы следует при индексировании дел всех подразделений. Если 06 – код служебных записок, то используется он во всех подразделениях (Пример 4). Эта система подойдет организации, в которой принята децентрализованная или смешанная форма делопроизводства и служебные записки нумеруются валовым способом внутри сгенерировавших их подразделений.

При индексации бланков в альбоме форм

При индексации утвержденных форм в альбоме (если в организации он есть) каждому бланку присваивается уникальный номер, в котором присутствует и код подразделения, которое его разработало и применяет (например, 101 – канцелярия).

Индекс располагается на самом документе в нижнем колонтитуле с указанием документа (приказа), на основании которого он был введен в действие (или изменен), и номера редакции документа. Например, так:

При регистрации служебных записок

Если в организации применяется децентрализованная или смешанная форма ведения делопроизводства, код подразделения можно использовать при нумерации исходящих служебных записок разных подразделений.

Если исходящие служебные записки регистрируются в структурных подразделениях-инициаторах, номер служебной записки, например, из бухгалтерии может иметь вид 102-06-118, где 102-06 – индекс дела, состоящий из кода подразделения и кода вида документа, а 118 – порядковый номер регистрируемого документа с начала года.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Номер документа и код утвержденной формы документа не совпадают. Например, 102-06-118 – номер служебной записки, созданной в бухгалтерии, и 101-04011 – код шаблона служебной записки, являющийся приложением к инструкции по делопроизводству.

СОЗДАЕМ СХЕМУ ЗАМЕЩЕНИЯ

Когда в организации уже есть такие полезные разработки, как структура и справочник кодов подразделений организации, можно создать еще один очень полезный в работе документ – схему замещения руководителей структурных подразделений.

Схема замещения – это документ, утвержденный приказом и содержащий перечень должностей и Ф.И.О. руководителей, специалистов организации и информацию о том, кто их замещает в первую, вторую и третью очередь.

Схему замещения создают, чтобы не прерывать процесс управления. Подобные схемы можно разработать не только для руководящего звена, но и для рядовых сотрудников подразделений.

Если в организации уже есть утвержденная схема замещения, споров, кто именно должен решать тот или иной вопрос в отсутствие одного из руководителей или сотрудников, никогда не возникает.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ЗАМЕЩЕНИЯ

1. Руководителей высшего звена замещают руководители того же уровня.

2. Если у руководителя есть заместитель, именно он замещающее лицо первой очереди.

3. Руководителей ранга начальника отдела могут замещать сотрудники этого отдела из разряда наиболее компетентных.

4. Рядовых сотрудников замещают рядовые сотрудники.

5. Замещаемый и замещающие сотрудники должны быть работниками одной организации.

Разумеется, в зависимости от функционала сотрудников и структуры организации правила могут меняться.

В составлении схемы замещения вам понадобится содействие руководителя организации, начальника отдела кадров и руководителей структурных подразделений, которые должны будут сами определиться с замещающими их работниками, предоставив их Ф.И.О. и должности.

Обратите внимание на сотрудников, занимающих несколько руководящих должностей: для каждой из них нужно будет указать замещающее лицо (см. пп. 6–8 в Примере 5). Схема замещения утверждается приказом (Пример 6).

Как видно из примера выше, директора направления не всегда замещает директор другого направления. Так, например, технического директора (п. 5 в Примере 5) имеют право замещать подчиняющиеся ему главный конструктор и главный технолог, поскольку они руководители, компетентные в этом направлении деятельности.

Как работает схема замещения? Очень просто.

Подобным образом можно утвердить замещающих лиц и для сотрудников, не относящихся к руководителям.

ПЛЮСЫ ЗАМЕЩЕНИЯ

• Исключается «безвластие», поскольку замещающий работник приступает к работе сразу, без ожидания указаний и выяснений «я или не я».

• Замещающий работник точно знает, чьи должностные обязанности ему придется выполнять при замещении, поэтому постоянно будет в курсе дел на этом участке работы.

• Невозможно «свалить» вину за промахи, допущенные при замещении, на кого-то другого.

• При составлении графика отпусков точно известно, чьи отпуска не должны пересекаться.

Структура предприятия, справочник кодов подразделений и схема замещения руководителей – документы, необходимые для слаженной работы предприятия. Подготовив их, вы проявите себя как компетентный работник, которому по силам сложные задачи, требующие знаний бизнес-процессов и внутреннего механизма функционирования всего предприятия.

Объявление

Легко ли быть на «передовой»? Персональный менеджер в банке: один в поле не воин.
Ванькова Ольга, Топ-Менеджмент Консалт, Консультант
Камионский Сергей, Топ-Менеджмент Консалт, Директор по GR
«В отличие от всех других сотрудников банка, персональный менеджер по работе с корпоративными клиентами является выразителем интересов, как банка, так и организации-клиента. Только глубокая внутренняя убежденность в равной ценности их интересов позволяет менеджеру соблюдать этот баланс, искать взаимовыгодные решения.
Учитывая сложность и многогранность деятельности персонального менеджера, его роль можно представить рядом функций:
• маркетолог
• консультант
• интегратор
• аналитик
• менеджер
• продавец
Функции маркетолога
Работа менеджера не ограничивается только предложением клиенту банковских услуг. Это скорее типичная функция продавца. Менеджер всесторонне изучает основные аспекты производственной и финансовой деятельности клиента (а в идеале — и специфику отрасли); выявляет потребности в финансовых и смежных с ними услугах. Его основная цель — обеспечить долгосрочное сотрудничество с клиентом, а потому в числе его главных задач — способствовать развитию бизнеса клиента (в части своей компетенции), что предполагает не только продажу существующих банковских продуктов, но и инициирование создания новых, необходимых клиенту продуктов и услуг. В области маркетинга цель персонального менеджера имеет два начала: — выявлять потребности клиента и стремиться к максимальному их удовлетворению с помощью существующих, а также специально разрабатываемых банковских продуктов, — формировать у клиента новые потребности в перспективных банковских продуктах на основе понимания бизнеса клиента.
Функции консультанта
Консультационные услуги становятся важным направлением работы многих зарубежных и отечественных банков. Клиенты относятся с особым вниманием к советам, исходящим от банка, поскольку в них обычно заключено целостное видение финансовых рынков, хорошее знание выгодных схем размещения и использования средств, серьезная экономическая подготовка. Явное конкурентное преимущество будет иметь тот менеджер, который является не только финансовым консультантом, но и способен оказать помощь (консультацию) по вопросам, не связанным напрямую с банковскими продуктами, но, несомненно, полезную для бизнеса. Например, рекомендовать партнера по бизнесу из числа клиентов банка; предложить схему продвижения товаров на рынке; помочь в оценке новых направлений развития бизнеса клиента. В функции консультанта входит действительная забота о развитии бизнеса клиента, который, обретая масштаб и эффективность, «питает» банк своими возрастающими возможностями.
Функции интегратора
Интегрирующую, объединяющую роль менеджер должен осуществлять в двух аспектах. С одной стороны, для клиента менеджер — это представитель банка, главное лицо, через которого осуществляются все основные коммуникации с банком. С другой стороны, в банке менеджер представляет интересы клиента. Это весьма непростая задача — совместить в себе две роли. Ведя переговоры с клиентом о сделке (например, о кредите), менеджер принимает на себя ответственность за риски, которые может понести банк, поэтому встает на позицию банка. В то же время, проанализировав сделку и приняв для себя положительное решение, на кредитном комитете банка менеджер находится на позиции клиента, так как именно он представляет здесь его интересы. Мы коснулись только бизнес-аспекта. Не менее важная функция — осуществлять роль коммуникатора — формировать не только взаимовыгодные, деловые, но и доверительные, партнерские отношения между банком и клиентом. Функция интегратора в условиях российской специфики стала самой важной, наиболее востребованной клиентом.
Функции аналитика
Для достижения требуемого результата — обеспечения взаимовыгодности отношений — персональный менеджер, несомненно, должен быть хорошим аналитиком. Только на базе проведенного анализа эффективности сделки менеджер в состоянии предложить клиенту наиболее выгодный из альтернативных вариантов размещения средств. Только имея представление о динамике развития отрасли в целом, а также о финансовом состоянии клиента менеджер может спрогнозировать риск кредитной сделки. Только оценив прибыльность клиента для банка, менеджер может предложить ему индивидуальные тарифы.
Функции менеджера
Что в первую очередь отличает менеджера? На наш взгляд, — самостоятельное принятие решений; а также планирование, организация, регулирование и контроль деятельности. В нашем случае речь идет об управлении собственной деятельностью, так как многообразие функций персонального менеджера требует их разумной координации, объединения в систему, расстановки приоритетов. Другими словами, речь идет о самоменеджменте. С другой стороны, в задачи менеджера входит планирование работы с клиентом, организация взаимоотношений с ним (это не простой вопрос, так как менеджер общается на уровне руководства), постоянный мониторинг его деятельности, контроль исполнения принимаемых решений — как банком, так и клиентом. Менеджер с неизбежностью принимает важные решения каждый день, находит выходы из конфликтных ситуаций. И в данном случае ему приходится очень нелегко — он находится на острие интересов двух сторон и в любом случае является заинтересованной стороной. Но и это еще не всё. Менеджер должен мыслить стратегически. В отношении каждого нового клиента персональный менеджер должен иметь перспективный прогноз его дальнейшего развития, представление о его потенциале: имеет ли смысл вкладывать особые ресурсы (финансовые, временные, материальные) в нового клиента и разработку для него индивидуального портфеля услуг, чтобы помочь его становлению и росту, либо клиент попадает скорее в категорию потребителей стандартных (базовых) банковских услуг.
Функции продавца
Функция продажи банковских продуктов должна логически завершать ряд остальных функций. Тогда клиенту будет предложен не просто набор услуг, а специально сформированный комплекс продуктов, действительно отвечающий его интересам. Но сформировать индивидуальный портфель продуктов и услуг для клиента — это еще только часть задачи. Менеджер должен уметь составить грамотное коммерческое предложение, в котором отразить основные особенности, ценности и преимущества предлагаемых услуг по сравнению с конкурентами. Это очень важный фактор в условиях остроконкурентной среды, когда банки готовы идти на демпинг……»
BMW

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *