Аутсорсинг

Аутсорсинг бухгалтерских услуг: плюсы и минусы подхода


Ведение бухгалтерского учета сторонней организацией может помочь снизить финансовые риски и сократить издержки.

Аутсорсинг может быть как полный, так и выборочный. Последнее означает передачу на аутсорсинг отдельных функций бухгалтерии: расчета заработной платы, подготовки статистической отчетности и т.п.

Стоимость на услуги аутсорсинга бухгалтерии зависит, как правило, от применяемой системы налогообложения, количества операций за период, оборотов компании.
Получить консультацию…

В случае передачи бухучета на аутсорсинг ответственность за причинение вреда, ошибки, утерю документов обычно несет компания-аутсорсер.

При выборе организации для бухгалтерского аутсорсинга стоит обратить внимание на имеющийся опыт работы, сложившуюся репутацию на рынке, наличие дипломов и сертификатов, а также на оказываемый аутсорсером спектр услуг.
Как выбрать компанию для аутсорсинга?

Некоторые консалтинговые компании оказывают широкий спектр услуг по финансовому и бухгалтерскому аутсорсингу.
Актуальные услуги…

Передача части бухгалтерских функций, а тем более бухгалтерского учета полностью на аутсорсинг — серьезный шаг для любой компании. Поэтому руководитель должен четко понимать все преимущества и недостатки такого решения. Законодательно возможность передачи бухгалтерии на аутсорсинг закреплена в части 3 статьи 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 года в редакции от 23 мая 2016 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Рынок услуг аутсорсинга бухгалтерии

Слово «аутсорсинг» образовано из двух английских слов — out sourse, которые дословно переводятся как «внешний источник», при этом в своем нынешнем значении аутсорсинг подразумевает передачу части функций и задач сторонней компании.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — передача ведения бухгалтерского учета организации сторонним специалистам. Делается это для оптимизации бизнес-процессов — компания получает возможность сконцентрироваться на основном бизнесе, снизить финансовые риски и, что немаловажно, сократить финансовые затраты.

Иногда аутсорсинг бухгалтерии путают с привлечением внештатного бухгалтера. Это в корне неверно, поскольку аутсорсинг представляет собой передачу регулярных функций, а внештатный бухгалтер в основном выполняет эпизодические задачи.

В России первые компании, оказывающие услуги по профессиональному бухгалтерскому аутсорсингу, появились в начале 2000.

На заметку
В США услугами бухгалтерского аутсорсинга пользуется 92% компаний малого и среднего бизнеса, а в странах Западной Европы — 86%.

Появление и стремительное развитие рынка услуг бухгалтерского аутсорсинга в России было вызвано необходимостью компаний с иностранным капиталом вести отчетность по международным стандартам. На сегодняшний день услугами аутсорсинга пользуются множество организаций любых форм собственности, размера и сферы деятельности — от стартапов и малого бизнеса до крупных предприятий и компаний-нерезидентов.

Если верить статистическим данным, в 2011 году почти 44% всего аутсорсинга учетных функций приходились именно на бухгалтерский аутсорсинг. В финансовом выражении этот показатель варьировался от $5 млн до $10 млн.

Согласно последнему рэнкингу в области аутсорсинга учетных функций от агентства «Эксперт РА», по сравнению с 2014 годом на этом рынке наблюдается умеренный рост — 6%, при этом суммарные доходы участников составили 8,5 млрд рублей.

Наиболее существенный рост суммарной выручки наблюдается как раз в сфере аутсорсинга ведения бухгалтерского и налогового учета. По итогам 2015 года ее прирост составил 8%, а объем — 4 млрд рублей. В условиях кризиса компании стремятся перейти на внешнее обслуживание, чтобы получить гарантированно качественный бухучет и снизить финансовые затраты. Еще один фактор, положительно влияющий на развитие бухгалтерского аутсорсинга, — постоянное усиление администрирования в сфере налогов. Государство регулярно усложняет учет и отчетность, увеличивает штрафы даже за незначительные ошибки. Это приводит к тому, что компании и индивидуальные предприниматели стремятся снизить риски и начинают искать надежных поставщиков бухгалтерских услуг.

За год практически не изменились объемы выручки в сфере аутсорсинга подготовки отчетности по российским правилам бухгалтерского учета. Темп роста составил около 1%, а объем доходов участников обозначенного ранее рэнкинга — около 512 млн рублей. Повышенным спросом пользуется услуга по электронной сдаче отчетности в налоговую инспекцию.

Что касается отраслевой структуры, то основной потребитель услуг бухгалтерского аутсорсинга — это сегмент торговли. Именно здесь сосредоточена максимальная часть доходов аутсорсинговых компаний — 25% или 1,4 млрд рублей. Сюда входят услуги по аутсорсингу бухгалтерского и налогового учета — 908,5 млн рублей, по расчету заработной платы — 220,5 млн рублей, подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности — 100,2 млн рублей.

На втором месте находится сектор нефтяной и нефтегазовой промышленности — 490 млн рублей. Далее следуют финансовый сектор — 330,1 млн рублей, электроэнергетика — 308,2 млн рублей, строительство — 234,6 млн рублей.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Условно можно выделить четыре вида бухгалтерского аутсорсинга:

  1. Бухгалтерское консультирование — самый простой из них, обычно применяется в том случае, когда возникает необходимость контроля деятельности штатных бухгалтеров. Кроме того, к услугам внешнего консультанта можно прибегнуть и тогда, когда учет и аудит бухгалтерской процедуры имеет определенную специфику, например проведение сделок с зарубежной компанией. Но даже если бухгалтерская деятельность в компании не вызывает вопросов, периодические консультации с опытными специалистами могут быть очень полезны, особенно в области постоянно меняющегося налогового законодательства.
  2. Выборочный аутсорсинг. Под ним понимают передачу на аутсорсинг отдельных функций бухгалтерии: расчет заработной платы, подготовка статистической отчетности, подача налоговой декларации. При этом ряд взаимосвязанных функций выполняется компанией самостоятельно. Причиной передачи бухгалтерии на частичный аутсорсинг является желание руководителя или собственника сохранить контроль за бухгалтерскими процессами. Также услугами частичного аутсорсинга пользуются те компании, которые хотят разгрузить своих сотрудников от рутинной работы при наличии большого количества однотипных операций или планируют сократить штат бухгалтерии.
  3. Полный аутсорсинг — это полное бухгалтерское обслуживание компании сторонней организацией. При выборе этого вида организация вполне может обойтись без штатной бухгалтерии, поскольку все ее функции возьмет на себя компания-аутсорсер.
  4. Ведение учета от лица главного бухгалтера с предоставлением права подписи в документах бухгалтерского и налогового учета. При необходимости компания-заказчик может полностью переложить право подписи на представителя компании — аутсорсера, избавив себя от необходимости тратить время на работу с документами. Минусом такого решения является полное отсутствие контроля над деятельностью аутсорсера.

Выбор того или иного способа бухгалтерского аутсорсинга зависит от специфики деятельности компании, ее финансовых возможностей и степени готовности перейти на удаленное бухгалтерское обслуживание.

Преимущества передачи бухгалтерии на аутсорсинг

Передача бухгалтерских услуг на аутсорсинг имеет ряд существенных преимуществ перед наличием штатного бухгалтера или внештатного приходящего сотрудника:

  1. Снижение затрат на содержание бухгалтерии. Для работы даже одного штатного бухгалтера требуется оборудованное рабочее место, предполагающее наличие компьютера, телефона и другой оргтехники, покупку и установку бухгалтерских программ.

    При аутсорсинге у специалиста уже имеется все необходимое, включая программное обеспечение, а значит, лишних затрат не последует.

    Штатный сотрудник всегда вправе рассчитывать на выплату заработной платы, независимо от его присутствия на рабочем в месте в тот или иной момент (отпуск, декрет, больничный и так далее). Кроме того, необходимо постоянно платить налоги и зарплату. Например, при заработной плате главного бухгалтера в 50 000 рублей необходимые отчисления в ПФР и ФСС составят 17 000 рублей, а налог на доходы физических лиц — еще 6500 рублей. При расходах на аутсорсинг, равных тем же 50 000 рублей, выгода очевидна, поскольку за удаленного бухгалтера платить отчисления компания не обязана. Это делает та фирма, в которой бухгалтер числится штатным сотрудником.

    Еще один пункт снижения затрат — возможность вписать услуги организации-аутсорсера в расходы, НДС в этом случае принимается к вычету.

    Переход на аутсорсинг способен снизить затраты в среднем на 25–30%.

На заметку
Провайдеры аутсорсинговых услуг утверждают, что бухгалтерское обслуживание компании в среднем обходится в $300–400, тогда как зарплата квалифицированного бухгалтера может быть $1000–2000 и выше.

  1. Качество услуг. Поскольку в компаниях, специализирующихся на предоставлении бухгалтерских услуг, все бизнес-процессы давно уже отработаны, то и решение как сложных, так и рутинных вопросов происходит гораздо быстрее. При этом аутсорсер предлагает своему клиенту одновременную поддержку нескольких специалистов, находящихся у него в штате: юристов, специалистов по налоговому праву и трудовому законодательству. Для повышения качества работа специалиста, ведущего учет, контролируется и проверяется начальником отдела и аудитором внутреннего контроля.

    Оперативное реагирование на изменение законодательства и владение современными пакетами правовых и бухгалтерских программ также повышают качество оказываемых услуг и гарантируют правильное и своевременное оформление и ведение отчетности.

    Если говорить о приходящем бухгалтере, то у него, как правило, нет таких возможностей, а иногда и времени для качественного решения задач, поставленных перед ним клиентом.

  2. Ответственность за результат. В случае передачи бухучета на аутсорсинг компания защищена положениями договора, по которому аутсорсер несет ответственность за причинение вреда при оказании бухгалтерских услуг в результате ошибок, упущений, утраты и повреждения документов, непреднамеренного нарушения законодательства. Обычно в грамотно составленном договоре всегда прописаны нюансы взаимодействия заказчика и компании-исполнителя. Как правило, аутсорсер берет на себя все риски по возмещению ущерба от уплаты всех штрафов и пеней, наложенных налоговой инспекцией, поэтому он заинтересован в исключении любой возможности их возникновения.

    Компании, имеющие собственного бухгалтера, не застрахованы от уплаты штрафов и других санкций по причине его ошибок и недостаточной квалификации. То же самое касается и приходящего бухгалтера — все риски компания несет самостоятельно.

  3. Конфиденциальность. Поскольку аутсорсер и его клиент являются бизнес-партнерами, чьи интересы должны совпадать, то между ними заключается соглашение о сохранении в тайне любой информации, полученной в связи с исполнением договора, во избежание потерь и нанесения ущерба интересам клиента. В целях обеспечения конфиденциальности могут использоваться различные варианты взаимодействия, исключающие утечку информации.

    В случае с приходящим бухгалтером эта проблема является наиболее серьезной, поскольку у него нет заинтересованности в процветании и развитии конкретной фирмы. Как правило, такой бухгалтер ведет учет в нескольких организациях и есть вероятность того, что информация будет передана конкурентам.

Так или иначе, преимущества бухгалтерского аутсорсинга, особенно их экономическая составляющая, уже давно оценены ведущими мировыми компаниями. Например, у известной British Petroleum контракт на услуги аутсорсинга бухгалтерии, заключенный еще в 2002 году, действителен по сей день.

Риски аутсорсинга бухгалтерского учета

При несомненных преимуществах бухгалтерского аутсорсинга следует знать и о связанных с ним рисках:

  • Риск потери репутации. Он может быть связан с неудовлетворительным оказанием услуг компанией-аутсорсером.
  • Риск утечки информации. При передаче учетных функций сторонней организации, так или иначе, существует проблема безопасности, связанная с утратой конфиденциальности.
  • Операционный риск. Также может быть вызван некомпетентностью аутсорсера или использованием им несовершенных технологий.
  • Риск снижения оперативности реагирования. В некоторых случаях возможно запоздалое реагирование на появление проблем в бухучете.
  • Кадровый риск. С 1 января 2016 года заемный труд бухгалтера запрещен законом, а сфера применения аутстаффинга существенно ограничена. Правомерным в настоящее время остается только классический бухгалтерский аутсорсинг.

Чтобы избежать возникновения этих рисков, рекомендуется очень тщательно подходить к выбору компании-аутсорсера, а при заключении договора на обслуживание учитывать в нем все возможные нюансы.

Цены на аутсорсинг бухгалтерии

Цена на услуги аутсорсинга бухгалтерии в разных компаниях может формироваться по-разному. Наиболее распространенным способом является расчет стоимости в зависимости от системы налогообложения и количества хозяйственных операций в периоде. Обычно за расчетный период принимается один месяц (см. таблицу 1).

Таблица 1. Примерная стоимость услуг по ведению бухгалтерского учета (аутсорсинг)

Количество документов в месяц Расходы при применении общей системы налогообложения, руб. Расходы при применении упрощенной системы налогообложения, руб.
до 10 5000 3000
от 11 до 30 9000 6700
от 31 до 50 12 000 15 000
от 101 до 150 26 300 21 000
от 151 до 200 31 600 23 000

Некоторые фирмы пользуются методикой расчета, в основе которой находится не система налогообложения, а обороты компании. Пример прайса этого типа приведен в таблице 2.

Таблица 2. Определение примерной стоимости бухгалтерского аутсорсинга в зависимости от оборотов компании-клиента

Оборот, руб./мес. Стоимость обслуживания, руб./мес.
до 250 000 3500
до 500 000 5500
до 1 млн 10 000
1–2 млн 13 000
2–3 млн 14 000
3–4 млн 17 000
4–6 млн 22 000

В базовый пакет входит:

  • сопровождение 1С;
  • текущее ведение учета по всем регистрам;
  • формирование книги покупок, продаж и кассовой книги;
  • подготовка авансовых отчетов (до 10 штук в месяц);
  • кадровое делопроизводство;
  • расчет заработной платы и других вознаграждений;
  • формирование платежных поручений по налогам и запросам клиентов;
  • подготовка налоговой и бухгалтерской отчетности и ее сдача в государственные органы;
  • защита интересов заказчика в налоговой инспекции.

При этом минимальные затраты на оплату работы штатного бухгалтера без учета расходов на интернет, оборудование рабочего места, закупку расходных материалов составят не менее 35 000 рублей плюс налоги в ПФР и ФСС 10 500 рублей (30% от заработной платы).

Преимущества от передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг очевидны. При помощи этой услуги можно не только существенно сократить расходы, но и обеспечить компании своевременную сдачу в налоговые органы всей необходимой отчетности, тем самым избежав штрафов и других санкций.

Поставщики услуг бухгалтерского аутсорсинга

Услуги по ведению бухгалтерского аутсорсинга предоставляются многими компаниями. О том, какие фирмы занимаются бухгалтерским аутсорсингом и почему следует быть очень осторожными в выборе, нам рассказала Виктория Языкова, руководитель практики «Консалтинг. Экспертиза. Аудит» консалтинговой компании КСК групп:

«На рынке, действительно, очень много фирм, работающих в этой сфере. Здесь и юридические, и аудиторские, и консалтинговые агентства, и специализированные бухгалтерские компании. Дело в том, что для ведения подобной деятельности не требуется лицензия, и вот в этом-то кроется главная опасность для клиентов.

Гарантия качества услуг аутсорсера, а соответственно, и достоверности отчетности — это большой опыт организации, ее сложившаяся репутация на рынке, наличие дипломов и сертификатов, оказываемый ею спектр услуг и конкурентоспособные цены на них.

В связи с этим хочу порекомендовать всем, кто решил передать бухгалтерию на аутсорсинг, проанализировать имеющуюся на сайтах специализированных организаций информацию. Обратите внимание и на то, сколько компаний находится в ведении у одного бухгалтера, поскольку слишком большое их количество может отрицательно сказаться на качестве услуг.

В КСК групп услуга аутсорсинга бухгалтерии предоставляется по техническому заданию заказчика. Прежде чем взять компанию на обслуживание, наши специалисты обязательно проводят экспресс-аудит с целью выявления текущего состояния дел.

Наша компания работает на рынке уже более 20 лет, и этот практический опыт, а также доскональное знание законодательства позволяют нам сотрудничать с компаниями различной отраслевой направленности. С каждым предприятием мы согласовываем индивидуальный график документооборота. От лица клиента назначается координатор, который взаимодействует с представителем нашей компании, ответственным за аутсорсинг бухгалтерского учета. Исполнитель работает с первичной документацией, обрабатывает ее и формирует отчетность.

В рамках финансового и бухгалтерского аутсорсинга мы предоставляем своим клиентам широкий спектр услуг, включая расчет заработной платы, подготовку статистической отчетности и налоговой документации, ведение учета от лица главного бухгалтера. Весь комплекс услуг выполняется в нашем офисе».

P.S. КСК групп — одна из крупнейших аудиторско-консалтинговых компаний в России, присутствует на рынке с 1994 года. В 2016 году КСК групп признана лидером юридического консалтинга, по версии рейтингового агентства «Эксперт РА».

Как объяснить аутсорсинг простыми словами?

Продажа товаров либо предоставление услуг – это не единичный процесс. Дабы организовать прибыльный бизнес, следует качественно объединить несколько важных механизмов в один. А для того чтобы сделать это грамотно, на любом этапе понадобятся грамотные специалисты, которых держать в штате не всегда выгодно. Именно для решения таких вопросов существует договор аутсорсинга.

В двух словах – это процесс привлечения в бизнес профессионалов со стороны на определенное время за некоторое вознаграждение. Компании, которые предоставляют данные услуги, называются аутсорсинговые.

Таких людей привлекают в абсолютно любые сферы деятельности:

  • Бухгалтерский учет и юридическое сопровождение;
  • Строительные и монтажные работы;
  • IT направление;

Клининг и многое другое

В основном аутсорсеры берут на себя второстепенные задачи, которые помогают фирме развиваться на определенном этапе. Это помогает не перегружать компанию персоналом и при этом делает ее полнофункциональной. Кроме того, такой вариант работы позволяет экономить на оплате труда, ведь услугу можно заказать на короткий срок, а персоналу нужно платить на постоянной основе.

Что такое аутсорсинговая компания

Аутсорсинговая компания – фирма, предоставляющая в аренду собственный персонал. Сотрудники могут быть абсолютно разных специальностей и владеть разнообразными навыками. Клиент такой компании ставит задачу, где изложены требования к персоналу и цели его пребывания на фирме, а аутсорсер в свою очередь предлагает необходимых сотрудников, которые временно работают на заказчика. Для начала сотрудничества между сторонами подписывается договор, где указана стоимость аренды персонала, сроки и перечислены обязанности.

Основные функции

Сейчас самыми популярными функциями аутсорсинга в нашей стране является делегирование полномочий в сферах бухгалтерии и финансового учета. Многие компании привлекают профессиональных экономистов для решения текущих задач по снижению затратной части деятельности.

Однако это не единственные функции аутсорсинга. Все сферы, которые напрямую не влияют на увеличение прибыли компании можно отдать субподрядчикам. Владельцы бизнеса также приглашают специалистов следующих направлений: Подбор и управление персоналом. Здесь важно знание трудового законодательства и нюансов делопроизводства, поэтому проще на начальном этапе воспользоваться помощью специалиста, имеющего опыт в данной сфере.

Охрана объектов. Не всегда имеет смысл держать в штате безопасников, зачастую такие функции может выполнить сторонняя организация и это никак не повлияет на доходность предприятия.

Подбор необходимых исполнителей для реализации новых проектов в основном проводится с привлечением сторонних специалистов. В особенности, если такой проект краткосрочный (например, создание сайта компании можно поручить либо фрилансерам, либо аутсорсерам).

Логистика может также быть отдана в производство сторонней компании, если это не основной вид деятельности предприятия.

Существую фирмы, предоставляющие услуги аутсорсинга в абсолютно различных сферах и при необходимости бизнесмен может заниматься только любимым делом (например, продажа товаров или создание сайтов), а остальные функции своего бизнеса передать по договору профессионалам.

Виды аутсорсинга

Исходя из сфер деятельности компаний, занимающихся аутсорсингом можно выделить несколько основных видов данной деятельности.

Бизнес-процессы, которые можно отдать специализированным компаниям, в основном являются второстепенными, но их наличие необходимо для полноценного функционирования фирмы. К таким относятся бухгалтерия, работа с персоналом, налоги, заработная плата, снабжение. Такие функции непостоянны по времени и объемам, поэтому для их грамотного обеспечения часто используют субподряд.

ИТ обеспечение – специфичная функция для многих компаний. В мировой практике именно данный процесс предприниматели чаще всего поручают аутсорсерам. Сюда входит как проектирование, так и разработка и сопровождение всех элементов связанных с ИТ сферой. Чем большее развитие получают информационные технологии, тем более востребованными становятся услуги аутсорсеров на этом поприще. Руководство компании-заказчика может принять решение о том, в какой степени использовать сторонних специалистов: это может быть полное ведение всех процессов или привлечение профессионалов к решению определенных задач. Также могут отличаться сроки – постоянное сотрудничество с субподрядчиками или привлечение специалистов на определенном этапе и прекращение сотрудничества после его окончания.

Производственно-хозяйственные задачи достаточно часто поручают аутсорсерам. К таким видам работ относятся все действия по обеспечению качественной эксплуатации объектов: уборка, питание, сервис автомобилей компании, логистика складов, обслуживание техники.

Производство продукции ложится на плечи сторонних компаний, когда это выгодно предпринимателю. Примером может являться создание на базе заводов в Китае и других стан Азии продукции корпораций, предлагающих электронику и бытовую технику. С целью удешевить стоимость своих товаров, многие фирмы передают их производство по договору аутсорсинга другим производителям.

Аутстаффинг – это процесс найма персонала без юридического сопровождения. Простыми словами – аренда специалистов. Часто к такому виду аутсорсинга прибегают иностранные компании. Здесь можно выделить три основных способа работы: лизинг (или аренда) персонала, временный рекрутинг (привлечение специалистов определенной отрасли на некоторое время), а также вывод работников из штата (то есть перевод сотрудника на работу по договору). Такие методы позволяют владельцам компании экономить средства на налогообложении.

Маркетинг – сложная и важная часть бизнеса в любой фирме. Иногда дешевле и выгоднее поручить все этапы специалистам, чем набирать на постоянную работу целый отдел рекламы. Здесь экономят не только на налогах. Важным моментом является тот факт, что маркетолог – престижная профессия, но по-настоящему грамотных специалистов найти сложно. Чтоб не терять драгоценное время, лучше подписать договор аутсорсинга.

Сегодня востребована услуга аутсорсинга call-центра, которая подразумевает аренду операторов для принятия входящих звонов. Данными услугами пользуются компании, у которых либо нет своего центра по работе со звонками клиентов, либо собственные работники не справляются с текущим потоком. Также фирмы периодически арендуют оборудование и рабочие места в call-центрах.

Примеры

Один из первых и показательных примеров внедрения аутсорсинга в бизнес — опыт компании Форд. Во время начала деятельности глава компании стремился контролировать все процессами в фирме (от производства до обслуживания). Однако, спустя некоторое время стало понятно, что разделение внимания и ресурсов влекут за собой увеличение затрат. Было решено привлечь независимые компании, которые решали часть производственных задач и «разгружали» собственное предприятие, но при этом не уменьшали объемы. Производитель автомобилей создает самостоятельно 30% запасных частей и комплектующих. Остальной объем передан по договорам аутсорсинга.

Всемирно известная фирма ИКЕА остановила свой выбор на развитии розничной сети магазинов. Ресурсы компания направляет на увеличение количества торговых точек и привлечение новых клиентов по всему миру. Производство же обеспечивают партнеры. В базе ИКЕА 2500 поставщиков и аутсорсинговых компаний, услугами которых пользуется компания.

Нокиа доверила техническое обслуживание и ИТ-развитие сторонним профессионалам, а также арендует специалистов call-центров для обеспечения двухсторонней связи с клиентами. Основные силы компании направлены на производство и рекламу. Это позволяет фирме постоянно снижать затраты и использовать излишки для исследований и вывода новых продуктов на мировой рынок.

Стоимость

Стоимость услуг аутсорсиноговых компаний неоднозначна. Прежде всего – на это влияет тип услуг. Цена за работу менеджера по клинингу будет отлична от стоимости работы бухгалтера.

Факторы, влияющие на формирование стоимости:

  • Тип аутсорсинга (финансовый, промышленный и т.д.);
  • Должностные обязанности сотрудника;
  • Вид деятельности компании-заказчика;
  • Время аренды персонала.

На стоимость услуг также влияет известность фирмы-аутсорсера, штат работников и время существования на рынке. В каждом отдельном случае цена формируется индивидуально, поэтому точного критерия выделить нельзя.

Что такое аутсорсинг простыми словами и для кого подходит работа на аутсорсинге

Понятие «аутсорсинг» все чаще встречается в бизнесе – «передал, отдал на аутсорс». Разберем, что такое аутсорсинг, простыми словами. Обратим внимание на происхождение и перевод слова.

Out – снаружи, source – источник, using – использование. Все вместе outsourcing.

Из перевода видно, что это использование ресурсов сторонних компаний, например, бухгалтерии. Когда организация не держит свой штат сотрудников, а привлекает их извне.

Строгое определение аутсорсинга говорит следующее.

Аутсорсинг — это бизнес-практика найма исполнителей за пределами компании для выполнения услуг и создания товаров, которые традиционно осуществлялись собственными сотрудниками и персоналом компании.

Говоря проще – это передача части деятельности компетентным организациям. Еще проще – подрядчикам, которые будут выполнять необходимые работы.

Важно! Работа осуществляется в аутсорсинговой компании. Рабочие места заказчика при этом не используются (если это не охрана или клининг – та деятельность, которая предполагает присутствие).

Наиболее распространенный пример – охранные агентства. Не все компании готовы содержать огромный штат сотрудников службы безопасности, закупать оборудование (камеры, датчики и т.д.). Гораздо проще и экономически выгоднее нанять для этого ЧОП (частное охранное предприятие). Сами по себе ЧОПы могут работать только на аутсорсинге, ведь деятельность компании – охрана коммерческих объектов, сами себя охранять они не будут.

Примеры аутсорсинга

Яркий пример аутсорсинга персонала – колл-центры в крупных организациях. Держать собственный штат менеджеров накладно – необходимо обеспечить рабочие места, оборудование (компьютер, гарнитура, программное обеспечение), выполнять требования техники безопасности. Как пример – РЖД отдал телефонное обслуживание своих клиентов на аутсорс.

Это не значит, что клиенты получают низкий уровень сервиса. Наоборот, предъявляются жесткие требования, проводятся опросы клиентов с целью повышения качества обслуживания. И клиент никогда не узнает, что он позвонил в аутсорсинговый колл-центр – уровень обслуживания всегда будет на высоте.

Компании по подбору персонала – яркий пример предоставления аутсорсинговых услуг. При поступлении заказа специалисты проводят тщательный отбор и помогают работодателю найти профессионала в требуемой области. Няни, репетиторы, сиделки – тоже наглядный пример аутсорса.

Как аутсорсинговый процесс можно рассматривать и проведение инкассации в магазинах. С инкассирующим банком заключается договор, согласно которому производится вывоз наличных денег с определенной периодичностью.

Если вы работаете в какой-либо организации, просто оглянитесь вокруг – аутсорс всегда где-то рядом. Клининг, мелкий ремонт мебели или помещения, инкассация, подбор персонала, колл-центр – все чаще эта деятельность передается подрядчикам.

Это интересно. Наиболее крупные компании используют максимум работ на аутсорсинге.

Nike занимается исключительно разработкой дизайн-проектов одежды и обуви. Производство, пиар ушли на аутсорс.

Ikea, все производство – стопроцентные аутсорсинговые компании. Сама Ikea занимается только розничными продажами.

Обратите внимание на свой смартфон. Почти все крупные производители передали непосредственное производство на китайские заводы. Айфон, разработка которого проходит в Калифорнии, США, передал изготовление в Китай. Другие организации – так же.

Почти все разработчики техники имеют заводы именно в Китае. Это удешевляет производство, но при этом не говорит о низком качестве. Айфоны и самсунги, холодильники и телевизоры, которые производятся исключительно в Китае с применением передовых технологий – яркий тому пример.

Чтобы понимать, почему вообще были созданы такие организации и зачем бизнес привлекает их в своей деятельности – рассмотрим преимущества.

Преимущества аутсорсинга

Такой тип деятельности приносит выгоды как нанимателю, так и исполнителю. Рассмотрим, какие преимущества получает бизнес и сама аутсорсинговая компания.

Для бизнеса

Передача частей бизнеса в подрядные организации несет массу плюсов:

  • Работа с профессионалами. Если компания занимается предоставлением бухгалтерских услуг на аутсорсинге, можно быть уверенными в том, что работа будет выполнена качественно. В то время как надежного бухгалтера в свой штат бывает трудно подобрать.
  • Надежность. Договор аутсорсинга персонала заключается на длительный срок (в среднем от 1 года). Нет зависимости от конкретного сотрудника – собственный штатный сотрудник может заболеть, уйти в отпуск, декрет. С аутсорсингом такого не будет – работа всегда будет выполнена в срок.
  • Экономия средств. На примере привлечения ЧОПов для охраны объектов – не нужно тратиться на закупку оборудования, обучение персонала. Аутсорсинговая компания предлагает готовое, часто пакетное, решение – квалифицированный персонал, сертифицированное оборудование, круглосуточная поддержка.
  • Экономия на налогах. Это не значит, что таким образом компания уходит от налогов. Каждая штатная единица персонала предполагает отчисления в налоговую службу, пенсионный фонд, фонд медицинского страхования. А при заключении договора аутсорсинга – все отчисления по соц. пакету берет на себя аутсорсинговая компания.
  • Позрачная схема оплаты. Различают два вида – почасовая оплата (часто применяется в бухгалтерии) и оплата за выполненный проект (например, рекламные агентства). Многие организации привлекают клининговые агентства для уборки своих помещений. Оплата может проходить по итогам месяца за количество выполненных уборок, или же почасовая.

Учитывая вышесказанное, для бизнеса очень полезно передавать часть деятельности в сторонние организации. Это обеспечит качественное выполнение работ и значительную экономию на расходах.

ИП часто передают бухгалтерские дела на аутсорсинг. Это выгодно – чаще всего используется упрощенка (мы подробно разбирали, что это за система налогообложения), бухгалтер требуется только раз в квартал. И оплата проходит чаще всего почасовая.

Для аутсорсинговых организаций

Компания, которая решила набрать штат сотрудников и предоставлять услуги на аутсорсе, получает целый ряд преимуществ:

  1. Несколько постоянных клиентов. Их количество ограничено только возможностями и штатом персонала.
  2. Долгосрочные договора. Есть уверенность, что клиент не пропадет, если услуги будут предоставляться качественно и в срок.
  3. Возможность предложить выгодные тарифы. Здесь важно отметить, что аутсорсинговые компании за своих сотрудников уже будут производить отчисления во все обязательные фонды. При этом, за счет количества клиентов, можно предложить оптимальные условия. Найм аутсорсеров всегда будет выгоднее для организации, чем содержание собственного штата сотрудников.
  4. Возможность предложить квалифицированный персонал с узкой специализацией. Если говорить о заработке в интернете (мы разбирали профессии, которые наиболее востребованы), примером здесь служит агентство, которое занимается маркетингом или IT-разработками. Держать свой штат маркетологов нерентабельно – их услуги требуются не каждый день. Логичнее заключить договор с агентством и платить только за выполненные проекты.
  5. Гибкая форма оплаты. Чем больше клиентов – тем больше доход. Можно вести несколько клиентов одновременно и иметь значительную прибыль.

В крупных городах активно работают продакшн-агентства. Они выполняют полный цикл производства рекламы, клипов, фильмов. Клиентами агентств являются такие крупные организации, как McDonald’s, Mercedes-Benz, Avon, Google, Microsoft, Nestle, Chanel, Coca Cola и многие другие. На языке бизнеса передача проекта на выполнение часто называется «отдать на фриланс».

Отсюда видно, что аутсорсинговые услуги популярны и широко используются бизнесом. Причем в продакшн-агентствах выполнять задачи могут фрилансеры из всех областей – копирайтеры, IT-специалисты, SMM-маркетологи, фотографы, сценаристы, режиссеры.

Недостатки аутсорсинга

Как водится, где есть плюсы, всегда найдутся и минусы. Хорошая новость – в случае аутсорсинга их совсем немного, и это даже не минусы, а просто зоны повышенного внимания:

  • Необходимо контролировать качество выполняемых работ;
  • Контроль осложнен из-за удаленности сотрудников;
  • Для компаний, предоставляющих услуги на аутсорсинге – большая конкуренция.

Кто может работать на аутсорсинге

Из сказанного следует, что аутсорсинг – часто удаленная работа. Именно то, чем мы занимаемся. И фрилансеры могут отлично устроиться в аутсорсинговой компании, работать над проектами и получать хороший доход. Какая деятельность востребована:

На что следует обратить внимание – заработную плату будет платить аутсорсинговая компания. Это означает, что не все деньги за проект станут вашими. На это можно смотреть, как на недостаток. Но! Аутсорсинговые компании имеют имя и привлекают крупных заказчиков.

Выше мы говорили, что крупнейшие продакшн-агентства сотрудничают со всемирно известными брендами. Проекты, которыми они занимаются, требуют участия огромной команды профессионалов. Выполнить такой проект в одиночку невозможно технически, каким бы выдающимися мы ни были. Агентства для работы над проектами привлекают фрилансеров.

Есть ли вероятность, что к нам напрямую обратится, например, Google или Mercedes? Вряд ли. Сотрудничая с аутсорсинговой компанией, есть реальная возможность поработать над масштабным проектом и добавить его в свое портфолио. Это в разы поднимет ваш уровень в глазах заказчиков.

Особенности договора аутсорсинга

Для того, чтобы сотрудничество было максимально продуктивным для обеих сторон, требуется заключить договор аутсорсинга. Что обязательно прописывается в нем:

  1. Реквизиты обоих сторон;
  2. Наименование работ, их полная расшифровка. Если это клининг, прописывается частота уборки, используемые средства (жидкость для мытья стекол, салфетки, тряпки, швабра и т.д.);
  3. Периодичность работ (еженедельно, ежедневно);
  4. Особые условия (для охранных предприятий – выезд по тревоге, для клининга – внеплановая уборка);
  5. Срок действия договора;
  6. Прейскурант цен;
  7. Особые условия.

Четко прописанный договор со всеми нюансами работает в обе стороны. Для бизнеса это уверенность в качественном выполнении работ. Для аутсорсинговой компании – уверенность в выплатах и четкое понимание обязанностей.

Аутсорсинг и аутстаффинг – в чем отличия

Понятия аутсорсинг и аутстаффинг схожи по звучанию, и даже частично по смыслу. Разберем их, чтобы больше не путаться и сразу понимать, о чем идет речь.

Outstaffing – out staff using, использование внешнего персонала. Простыми словами, это привлечение сотрудников из агентства для выполнения работ на производстве, на рабочем месте заказчика. В России чаще всего используется персонал, который не обладает особой квалификацией.

Примером могут служить агентства, которые получили широкое распространение в начале 2000-х годов. Студенческие трудовые отряды (СТО) предлагают подработку для всех желающих. Не нужен опыт работы, специальные знания и навыки. Работа может выполняться на разных объектах. Как пример – грузчики на заводах, мерчендайзеры, проведение интервью и опросов среди жителей города.

Промоутеры, которые раздают листовки на улицах – наглядный пример аутстаффа. Организация через агентство привлекает сотрудника, который выполняет определенный вид работы, чаще всего рядом с объектом – ювелирным магазином, пиццерией, сервисом по ремонту техники.

Оплата в таком случае производится агентству, из этих денег происходит выплата исполнителю. Из плюсов для исполнителей:

  • Регулярные выплаты;
  • Работа в удобное время, смены от 2 до 12 часов;
  • Широкий выбор объектов, часто можно выбрать удобный, рядом с домом или учебой;
  • Возможность подработать в ночное время (чем часто пользуются студенты, и не только);
  • Заранее оговоренная оплата;
  • Возможность менять локацию, поработать и познакомиться с самыми разными предприятиями.

Из опыта – знакомый работал в таком отряде во время учебы в университете. Разнорабочий, при этом за месяц он смог побывать:

  • На заводе по изготовлению пива;
  • Оптовой продуктовой базе;
  • Заводе по розливу минеральной воды;
  • Предприятии по приготовлению и фасовке жареных семечек;
  • Лакокрасочном заводе.

Из особенностей можно отметить следующее:

  • Инструктаж перед выполнением работ;
  • Подчинение представителю заказчика на рабочем месте;
  • Знакомство с разными видами производств;
  • Широкий профиль выполняемых работ, нет узкой специализации – это позволяет заключить контракты с большим количеством объектов;
  • Возможность менять локацию.

Аутстаффинг очень полезен для тех, кто пока не нашел своего призвания в жизни. Он позволяет за короткий промежуток познакомиться с самыми разными сферами деятельности, узнать тонкости и выбрать наиболее подходящий для себя вариант.

Особенно если учесть, что многие организации приглашают к себе фрилансеров для выполнения проектных работ.

Понятий аутсорс и аутстафф схожи, но есть при этом и отличия.

Самое главное – аутсорс предполагает выполнение специальных работ по заказу компании с использованием собственных средств. Аутстафф – выполнение работ на месте заказчика, с использованием его рабочих средств.

Разберем на примере, когда выполнение работ будет считаться аутсорсингом, а когда аутстаффом.

Компания заключила договор на выполнение бухгалтерских работ – это аутсорсинг. Здесь будут работать собственные специалисты с использованием своих программных решений, рабочих мест и средств.

Если же компания приглашает бухгалтера на 1 день к себе через агентство, предоставляет рабочее место, дает задачу — это аутстаффинг.

Мы полностью разобрали и рассказали простыми словами, что такое аутсорсинг.

Для фрилансеров он имеет массу преимуществ. В первую очередь – это возможность поработать над крупными проектами от всемирно известных брендов. Как следствие – повысить свой уровень в глазах заказчика.

Пример одного из заказчиков – съемка рекламного ролика обошлась в 27 млн рублей. Над проектом работали в сотрудничестве 2 агентства и более 30 фрилансеров.

Высокая цена = крайне высокие требования. Команда справилась с заказом, проект был принят. Каждый из участников команды отметил в своем портфолио, что работал над созданием ролика. В перспективе это привлечение к крупным заказам и высокий уровень по сравнению с конкурентами.

Этот материал – отрывок литературно обработанной стенограммы семинара «Как эффективно организовать работу бухгалтерии» (лектор – А.А.Ефремова), который был проведен издательством «Главная книга».

Прежде всего, нужно заметить, что среди крупных компаний внешний аутсорсинг не распространен. Потому что найти аутсорсера, способного обеспечить выполнение учетных функций в масштабах холдинга, практически невозможно. Не говоря уже о том, что ведение учета независимой организацией не позволит руководству холдинга полностью контролировать этот процесс.

Применение внешнего аутсорсинга оправданно только в отношении очень небольших компаний, не связанных с промышленным производством, розничной торговлей или другими видами деятельности, требующими достаточно сложной системы учета. То есть речь идет об организациях, которым нецелесообразно содержать даже одного постоянного бухгалтера. Это могут быть, например, туристические фирмы или компании, занимающиеся оптовой торговлей. Часто внешний аутсорсинг применяют небольшие представительства иностранных компаний.

📌 Реклама Отключить

Хотя, на мой взгляд, даже в этих случаях лучше все-таки не прибегать к услугам аутсорсеров, а найти другое решение проблемы. Например, нескольким таким небольшим компаниям можно скооперироваться и нанять одного бухгалтера, которому они могут доверять. В каждой конкретной компании этот человек будет работать, скажем, один день в неделю. Если бухгалтер достаточно квалифицирован, он вполне сможет справиться с ведением учета нескольких маленьких компаний. При этом, как работник каждой из этих организаций, он будет нести ответственность за недостатки, допущенные при ведении учета.

Если же компания пользуется услугами внешнего аутсорсера, у нее нет практически никаких гарантий того, что он ответственно отнесется к выполнению своих обязанностей. И нередко впоследствии такой компании приходится обращаться в специализированные организации для восстановления учета. Не говоря уже о том, что аутсорсер, как правило, занимается не столько бухучетом, сколько расчетом налогов и заполнением деклараций. А некомпетентность конкретного работника, на выбор которого заказчик влиять никак не может, или формальное его отношение к выполнению своих обязанностей может привести к тому, что организации придется платить штрафы и пени. При этом потребовать возмещения расходов на их уплату от аутсорсера вряд ли получится.

📌 Реклама Отключить

Тем не менее, если вы все-таки решите, что в какой-то конкретной ситуации применение внешнего аутсорсинга целесообразно, думаю, вам будут интересны основные критерии, которыми обычно руководствуются компании при выборе аутсорсера.

Первый, пожалуй, самый главный критерий — цена договора. Понятно, что заказчик ориентируется, в первую очередь, именно на стоимость услуг аутсорсера. Но этот критерий не должен становиться единственным. Иначе, погнавшись за дешевизной, в результате можно столкнуться с теми проблемами, о которых я сейчас говорила. Поэтому нужно обращать внимание и на другие факторы.

Второй критерий — опыт аутсорсинговой компании. Опыт компании определяется исходя из того, сколько лет она вообще занимается аутсорсингом, а также приходилось ли ей работать с компаниями, аналогичными компании-заказчику. То есть с организациями, занимающимися теми же или аналогичными видами деятельности в сопоставимых масштабах. Например, турагентство выбирает в качестве аутсорсера компанию, которая уже ведет учет нескольких других турагентств.

📌 Реклама Отключить

Третий критерий — экономическая безопасность. Этот критерий подразумевает оценку вероятности утечки конфиденциальной информации о компании, ставшей известной аутсорсеру. В частности, такая информация может стать доступной конкурентам компании или налоговым органам. Поэтому по возможности проверяются отношения аутсорсера и с теми и с другими. Но в любом случае, даже если аутсорсер кажется абсолютно надежным, в договоре лучше указать, какая именно информация о клиенте является конфиденциальной, и предусмотреть санкции за ее разглашение.

Четвертый критерий — использование современных технологий. В первую очередь, имеются в виду автоматизированные программы учета. Если заказчик видит, что аутсорсер ведет учет на широко известной и всеми признанной бухгалтерской программе, он ему доверяет. Если же используется какое-то устаревшее или малоизвестное программное обеспечение, уровень доверия заметно снижается.

📌 Реклама Отключить

Пятый критерий — финансовая устойчивость аутсорсера. Финансовая устойчивость зачастую легко определяется по внешним признакам.

Если аутсорсинговая компания расположена в современном офисном здании, занимает несколько комнат с хорошей мебелью, а ее сотрудники работают на современных компьютерах, у заказчика создается впечатление об аутсорсере как о компании, способной стабильно приносить прибыль. И, скорее всего, это впечатление не обманчиво. Другое дело, если заказчик видит, что аутсорсинговая компания находится в одной маленькой комнате с обшарпанными стульями на каком-нибудь рынке. Вряд ли он захочет с ней работать, особенно учитывая то, что цены на услуги двух этих компаний могут почти не различаться.

Следующий критерий — гибкость, то есть возможность аутсорсера продолжать работу с заказчиком при каких-либо изменениях в его деятельности. Например, заказчик — это небольшая, но динамично развивающаяся компания. Ему интересно, сможет ли аутсорсер справиться с его учетом при увеличении объема продаж, скажем, в 5 раз. Другая компания предполагает дополнительно начать заниматься еще одним видом деятельности. Поэтому ее интересует, есть ли у аутсорсера опыт работы в этой отрасли.

📌 Реклама Отключить

И последний критерий — ориентация на клиента. Каждому заказчику важно, чтобы к нему относились как к эксклюзивному клиенту, а не ставили в общую очередь. Чтобы аутсорсер старался обеспечить идеальный именно для клиента порядок учета, а не применял одни и те же методы ко всем организациям, не обращая внимания на специфику их деятельности.

Все. Подробнее о внешнем аутсорсинге сегодня говорить не будем. Сейчас вкратце рассмотрим еще одну форму организации бухгалтерского учета — аутстаффинг.

Аутстаффинг — это предоставление персонала «в аренду», то есть для временного участия в деятельности другой организации. По сути аутстаффинг во многом схож с аутсорсингом. При использовании обеих схем часть непрофильных функций компании-заказчика передается для выполнения специалистам другой организации. Но принципиальная разница заключается в том, что при аутстаффинге работники специализированной организации временно переходят под руководство компании-заказчика. Хотя специализированная организация по-прежнему остается их работодателем, она же платит им зарплату.

📌 Реклама Отключить

Аутстаффинг используется, прежде всего, в тех случаях, когда организации требуются специалисты для выполнения какого-то разового поручения или временной работы. Например, компании нужно провести монтаж оборудования связи. Для этого требуется высококвалифицированный монтажник, сертифицированный производителем оборудования, иначе у компании не будет права требовать гарантийного ремонта и обслуживания. Начнем с того, что такого специалиста в принципе достаточно сложно найти. Но даже если организация справится с этой задачей, нет никакого смысла в том, чтобы нанимать работника, которого по окончании монтажа оборудования придется уволить. Кроме того, работник и сам вряд ли согласится на такие краткосрочные трудовые отношения.

Вот здесь и приходит на помощь организация, оказывающая услуги аутстаффинга. Она ищет необходимых специалистов, тестирует их, повышает квалификацию и направляет на работу в те компании, которые сейчас испытывают в них потребность. Для работника это возможность получить постоянную гарантированную работу. Для организации-заказчика — получить нужного специалиста прямо сейчас, не потратив время на его поиски, и избавиться от проблем, связанных с его последующим увольнением. Дополнительные преимущества заключаются в том, что специализированная организация несет ответственность за квалификацию предоставленного персонала и качество выполняемой им работы. И если случится так, что заказчика не устроит квалификация работника или этот работник заболеет, специализированная компания предоставит ему замену.

📌 Реклама Отключить

В бухгалтерской службе привлеченный персонал используется, прежде всего, для выполнения однотипных операций в период пиковых нагрузок. Например, перед составлением отчетности нужно ввести в систему множество первичных документов одного вида. Большой квалификации для этого не требуется, но объем работы просто огромный. Штатные работники бухгалтерии физически не в состоянии с ним справиться, и компания испытывает потребность в привлечении дополнительного персонала. В то же время, после того как работа по составлению отчетности будет окончена, необходимость в этом персонале отпадет. Поэтому целесообразнее не нанимать новых работников, а воспользоваться услугами специализированной компании. Причем в данном случае те люди, которых она предоставит, могут и не обладать никакими познаниями в области бухучета. Ведь объяснить порядок ввода в систему одного документа не сложно, а никаких других навыков от них не потребуется.

📌 Реклама Отключить

Другой пример — организация с большим количеством акционеров-физлиц выплачивает дивиденды. Для этого нужно сформировать платежные поручения на каждого акционера, то есть выполнить множество однотипных операций. Тратить на это время квалифицированных штатных бухгалтеров нецелесообразно, так же как и нанимать нового работника. Легче обратиться в специализированную компанию, которая предоставит человека на время, дать ему реестр акционеров с адресами и объяснить порядок заполнения платежек.

Хотя встречаются случаи, когда по договору аутстаффинга привлекаются и высококвалифицированные специалисты, работа которых связана с организацией бухучета. Это возможно, например, при внедрении сложных автоматизированных систем учета. Нередко аутстаффинг применяется также при трансформации отчетности по международным стандартам, в особенности если это первый опыт трансформации для компании-заказчика.
И завершая разговор об аутсорсинге и аутстаффинге, я, как аудитор, не могу не сказать о связанных с этими явлениями налоговых рисках. Вообще, налоговые органы с недоверием относятся к договорам аутсорсинга и аутстаффинга. Отчасти такое недоверие оправданно, поскольку эти договоры действительно нередко используются для минимизации налогообложения. Но даже если при заключении договора к этой цели никто не стремился, повышенное внимание налоговых инспекторов обеспечено.

📌 Реклама Отключить

При передаче функций по ведению бухгалтерского учета на аутсорсинг основные риски связаны с учетом расходов на оплату услуг аутсорсера в целях налогообложения прибыли. Налоговый кодекс прямо предусматривает, что расходы на услуги по ведению учета другими организациями включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализаций. Более того, в НК есть нормы, согласно которым можно учесть расходы и на другие услуги, предоставляемые чаще всего аутсорсерами: управленческие, юридические, информационные. При этом никаких особых требований, при выполнении которых такие расходы могут уменьшать налогооблагаемую прибыль, НК не устанавливает.

Но жизнь показывает, что такие требования есть у налоговых органов, которые недоверчиво относятся к использованию аутсорсинга и нередко воспринимают его как способ незаконного уменьшения налоговых обязательств. Что еще хуже — иногда их поддерживают и арбитражные суды. При этом и те и другие ссылаются на общее правило, согласно которому в целях налогообложения учитываются только обоснованные расходы. А оплата услуг аутсорсеров, по их мнению, далеко не всегда соответствует этому критерию. Арбитражная практика показывает, что есть три основных требования, при выполнении которых у налоговиков не будет претензий к расходам на аутсорсинг.

📌 Реклама Отключить

Во-первых, стоимость услуг аутсорсера не должна существенно отличаться от стоимости услуг других аналогичных компаний.
Во-вторых, в организации не должно быть собственного подразделения или штатных специалистов, выполняющих те же функции, что и аутсорсер. То есть, если компания полностью переводит на аутсорсинг ведение учета и составление отчетности, у нее не должно быть своей бухгалтерии. Если же аутсорсеру передается только часть учетного процесса, значит, не должно оставаться специалистов, ответственных за ведение работы на участке, переданном на аутсорсинг.

И третье условие: стоимость услуг должна быть сопоставима с затратами на оплату труда работников, которые были сокращены в результате перехода на аутсорсинг. То есть затраты на ведение учета не должны многократно возрасти.

Если речь идет исключительно о бухгалтерском аутсорсинге, то, скорее всего, все эти требования выполняются. Ведь, как вы помните, снижение затрат — это одна из основных целей, для достижения которых компания переходит на аутсорсинг. В частности, когда в составе холдинга создается специализированная организация по ведению учета, в остальных дочерних компаниях бухгалтерские службы упраздняются. При этом на оплату услуг ОЦО каждая дочерняя компания тратит меньше, чем на содержание собственной бухгалтерии.

📌 Реклама Отключить

Другое дело, если в роли аутсорсера выступает управляющая компания и на аутсорсинг переводится не только бухучет, но и многие другие функции дочерних компаний, в первую очередь, управление. В таких случаях стоимость услуг управляющей компании, как правило, значительно превышает затраты на содержание всех подразделений, упраздненных в результате перехода на аутсорсинг. И причина здесь не в том, что холдинг стремится реализовать какую-то схему оптимизации налогообложения. Просто такой всеобщий аутсорсинг применяется не только и не столько для сокращения затрат холдинга на управление, ведение учета или юридическое обслуживание, сколько для усиления контроля над финансовыми ресурсами дочерних компаний. И высокая плата за аутсорсинг — один из способов концентрировать эти ресурсы в головной компании холдинга.

📌 Реклама Отключить

Поэтому при переходе на аутсорсинг в управляющую компанию избежать претензий налоговиков, скорей всего, не получится. И значит, надо заранее готовить обоснования, подтверждающие оправданность роста затрат, которые смогут убедить если не инспекторов, то уж точно — суд.

Аналогичные проблемы ожидают организацию и при привлечении работников специализированных компаний по договорам аутстаффинга. Согласно НК РФ расходы на оплату услуг по предоставлению персонала также учитываются в составе прочих расходов. Но, по мнению Минфина, для этого нужно, чтобы в самой компании не было работников, выполняющих те же функции, что и привлеченный персонал.

Кроме того, стоимость услуг специализированной компании, как правило, выше зарплаты работников компании-заказчика, выполняющих аналогичные функции. Поэтому в случае проверки инспекторы, скорее всего, сочтут затраты на аутстаффинг необоснованными. Хотя на самом деле это превышение оправданно. Ведь, как мы выяснили, при привлечении стороннего персонала компания избавляется от расходов, связанных с поиском работников и их последующим увольнением. Но если вы собираетесь воспользоваться услугами компаний по предоставлению персонала, будьте готовы к претензиям налоговых органов и ищите аргументы в свою защиту.

📌 Реклама Отключить

Впервые опубликовано в издании «Главная книга.Конференц-зал» 2010, № 01

Аутсорсинг: что это такое простыми словами

Что такое аутсорсинг в исходном понимании

Слово аутсорсинг сформировалось от английского термина «out source» — внешний источник (канал, ресурс). Технически это означает, что для выполнения некоторого вида работ используется труд не постоянного специалиста, входящего в штат организации, а подрядчика.

Пример 1: Небольшая строительная компания занимается ремонтом квартир и домов, но не имеет в своем штате дизайнера с постоянной заработной платой, а привлекает по мере потребности независимого профессионала.

С другой стороны, в отличие от вольнонаемных специалистов, привлекаемых для выполнения каких-либо разовых работ, сотрудничество по принципу аутсорсинга реализуется на постоянной основе и предполагает взаимодействие сроком не менее чем на один год.

Пример 2: Услуги строительной бригады по ремонту продуктового магазина не будут являться аутсорсингом, поскольку выполняются разово (до окончания ремонта). В свою очередь услуги IT-компании, занимающейся постоянным продвижением и обновлением сайта, а также техподдержкой CRM системы этого же магазина — будут относиться к категории аутсорсинга.

На аутсорсинг могут выноситься любые виды работ, за исключением основного вида деятельности конкретного предприятия.

Пример 3: Автосервис с наемными работниками на сдельной оплате привлекает к расчету финансовой отчетности и зарплаты приходящего бухгалтера. В этом случае специалисты, выполняющие ремонт автомобилей, будут являться основным штатом, а приходящий бухгалтер – специалистом на аутсорсинге.

Таким образом, можно сформулировать следующее простое определение: аутсорсинг – это передача неосновных процессов бизнеса сторонним специалистам на регулярной основе.

Виды и категории аутсорсинга

Основной задачей привлечения к работе внешних ресурсов можно назвать снижение издержек на ведение бизнеса и возможность концентрации на решении основной задачи предприятия. Исходя из этого различают несколько видов аутсорсинга, которые условно разделяются на три характерные группы: производственный, процессуальный и управленческий.

Производственный и управленческий виды аутсорсинга

Производственная модель аутсорсинга заключается в передаче процессов по выпуску продукции под торговой маркой компании заказчика или определенной категории комплектующих к ней. К таким услугам могут прибегать промышленные предприятия, для которых может оказаться нерентабельным запуск новой отдельной линии или цеха, а также организации, занимающиеся научными изысканиями и разработкой новых технологий. Наиболее популярен такой формат работы у производителей электроники.

Управленческий (аутсорсинг управления знаниями) – передача бизнес-процессов, связанных с анализом определенной информации, данных или статистики, на основе которых может быть сформулировано обоснование для принятия определенных управленческих или инвестиционных решений при стратегическом планировании предприятия.

Процессуальный аутсорсинг и его разновидности

Процессуальный аутсорсинг – это самая большая группа и наиболее популярный вид делегирования задач сторонним ресурсам. Он предполагает передачу на выполнение сопутствующих постоянных процессов. В зависимости от вида услуг процессуальный аутсорсинг разделяется на несколько подкатегорий:

  • Финансовый — бухгалтерские и банковские услуги, аудит, оформление и подготовка документации для налоговых органов, расчет заработной платы.
  • Юридический — подготовка договоров, оформление документации в сфере хоздеятельности предприятия, представительство в судах, проверка партнеров.
  • Технический — ремонт и обслуживание производственного оборудования, систем коммуникаций.
  • Логистический — поставка сырья и товаров, разработка оптимальных маршрутов, предоставление автопарка, отслеживание и интеграция системы трекинга.
  • ИТ аутсорсинг — обслуживание и ремонт компьютерных систем, интернет-ресурсов, разработка и интеграция программного обеспечения.
  • Клининговый — уборка офисных и складских помещений, торговых залов и промышленных зон.
  • Сервисный — услуги колл-центров и технической поддержки первых уровней.
  • Маркетинговый — исследование рынка, планирование и организация рекламных кампаний, продвижение основных услуг или продукта на рынке.
  • Аутсорсинг продаж (телемаркетинг) — передача функций отдела продаж.
  • Охранный — обеспечение безопасности предприятия (вневедомственная охрана), решение вопросов по организации охраны труда на производстве.
  • Аутсорсинг кадров — подбор и управление персоналом, анализ эффективности работы специалистов, подготовка и адаптация сотрудников.
  • Узкоспециализированный — предполагает привлечение специалистов определенного вида деятельности (дизайнеры, переводчики).
  • Аутсорсинг питания — мобильные службы питания для сотрудников, кейтеринг.

Отдельной разновидностью процессуального аутсорсинга является аутстаффинг (лизинг персонала или заемный труд), который предполагает предоставление сотрудников от одной компании другой на длительной основе.

Рассматривая такую услуг как аутсорсинг персонала, что это такое простыми словами можно сформулировать следующим образом: сотрудники документально трудоустроены в аутсорсинговой компании, хотя по факту работают на компанию заказчика. Последнему это позволяет избавиться от проблем с подбором кадров, оформлением документации, налогами, а также увольнением и последующими социальными обязательствами, поскольку при необходимости неподходящий сотрудник просто заменяется аутсорсинговой компанией на другого.

С 2014 года в РФ такой вид услуг запрещен, за исключением следующих случаев:

  • Временные сотрудники направляются для работы в компанию, которая может влиять на деятельность направляющей (аутсорсинговой) компании или если между ними действует акционерное соглашение.
  • Направляющая компания зарегистрирована как агентство занятости.

Виды аутсорсинга по геополитическим признакам

Аутсорсинг также классифицируется в отдельные группы и по геополитическим критериям, разделяясь на:

  • Внутренний — договор заключается между сторонами, действующими в правовом поле одного государства.
  • Международный — передача определенных процессов иностранной компании, по причине отсутствия необходимого вида или уровня услуг на внутреннем рынке.
  • Оффшорный — международный аутсорсинг, при котором приоритетом является привлечение недорогой рабочей силы и недорогих промышленных ресурсов. Это может быть производство, разработка ПО, колл-центры и т.д. Наиболее привлекательными странами для офшорного аутсорсинга сегодня являются Китай, Румыния, Филиппины, Индия, Пакистан, Россия, Украина, Болгария, Египет и Бангладеш.

Кто может предоставлять услуги аутсорсинга и как регулируются такие трудовые отношения

Фактически внешним трудовым ресурсом могут быть как отдельные независимые специалисты, так и крупные компании. При этом они могут быть самостоятельным субъектом предпринимательской деятельности, частями и подразделениями крупных фирм, а также просто физическими лицами.

Официально понятия аутсорсинга в отечественном законодательстве не существует, как и строгого образца договора. Следовательно, при оформлении таких трудовых отношений взаимодействующими сторонами могут выступать любые дееспособные лица и законно работающие организации, между которыми применяется договор на оказание услуг. В таком договоре, как правило, оговариваются:

  • перечень работ (услуг);
  • квалификация привлекаемых специалистов;
  • сроки выполнения работ;
  • ответственность сторон и штрафы, накладываемые при срыве сроков выполнения работ;
  • формат расчета за услуги;
  • срок действия контракта;
  • требования сохранения конфиденциальности данных;
  • условия досрочного расторжения.

При этом сами договоры могут быть оформлены на аутсорсинг, предоставляемый в различных объемах:

  • Полный — при таком формате, подрядчик получает полную (или почти полную) информацию о деятельности компании и выполняет все виды работ по выбранному сектору. К примеру, это может быть разработка и интегрирование оптимальных логистических процессов на всех уровнях деятельности компании.
  • Частичный — передается только часть работ в определенной сфере. Например, в задачи аутсорсера может входить лишь обслуживание конкретного ПО, без доступа ко всей IT системе предприятия.
  • Совместный — предусматривает передачу части услуг по субдоговорам. Так, аутсорсинг бухгалтерских услуг для предприятия может выполнять один специалист, а сдачу налоговой отчетности, привлеченный им субподрядчик.
  • Промежуточный — предполагает передачу собственных специалистов компании под управление аутсорсера.

Какие виды внешнего сотрудничества не являются аутсорсингом

Довольно часто аутсорсинг путают с фриланс-услугами, однако тут есть существенное различие. Фрилансер – это просто свободный специалист, который теоретически может работать по договору аутсорсинга, но только при его наличии он будет считаться аутсорсером. С другой стороны, аутсорсером также может являться и крупная фирма, не подпадающая под категорию фриланса. Таким образом фриланс – это формат поиска работы для специалиста, а аутсорсинг – это тип трудовых отношений между заказчиком и поставщиком услуг.

Не является аутсорсингом и дропшиппинг, поскольку в этом случае отсутствуют такие параметры как: объемы работ, сроки выполнения, уровень оплаты и фиксированный срок действия договора. Теоретически в таких отношениях поставщик просто номинально продает товар дропшипперу, а тот перепродает его конечному потребителю.

Достоинства и недостатки аутсорсинга

Говоря о привлечении внешних ресурсов для процессов малого бизнеса, стоит понимать, что такой формат на практике имеет свои плюсы и минусы. Зная их, вы сможете решить, какие виды деятельности можно доверить сторонней организации, а что лучше оставить штатным специалистам.

Основные преимущества заключаются в следующем:

  • Возможность сфокусироваться на основном виде деятельности, отсекая дополнительные процессы.
  • Получение более квалифицированных услуг. Как правило, внешние специалисты, работая с несколькими компаниями, имеют больше опыта, а также интенсивнее занимаются саморазвитием и образованием, что необходимо для поддержания собственной конкурентоспособности.
  • Гарантии получения результата. Если аутсорсер не выполняет свои обязанности в сроки и на должном уровне, на него возлагаются штрафы.
  • Экономия денежных ресурсов на оплату труда. Нет необходимости выплачивать заработную плату, премиальные и другие виды выплат. Аутсорсер берет оплату исключительно за объем работ.
  • Снятие социальной ответственности при расторжении договора. При смене сотрудника нет необходимости отчитываться перед центром занятости и выплачивать компенсации.
  • Снижение налоговых обязательств. Штатные сотрудники с позиции налоговых служб расцениваются как положительно влияющие на уровень прибыли, тогда как аутсорсинг услуги – это прямые расходы в деятельности предприятия.
  • Отсутствие проблем с невыходом сотрудников (отпуска, больничные). В таких случаях, как правило, аутсорсер обязан предоставить специалиста на замену.
  • Возможность быстрой реорганизации производственных процессов и трансформации бизнеса. Чем меньше сотрудников в организации, тем выше ее мобильность и способность адаптироваться под динамичные изменения рынка, просто отказываясь от ненужных услуг или быстро приобретая новые.

Недостатки аутсорсинга:

  • Зависимость от условий контракта. На штатного специалиста можно возложить широкий перечень функций и обязанностей, без изменения тарификации заработной платы, тогда как аутсорсер работает строго в рамках условий договора.
  • Сложность поиска специалиста, глубоко понимающего особенности бизнеса. Штатному сотруднику не нужно объяснять особенности отрасли, что позволяет ему принимать наиболее оптимальные решения.
  • Необходимость раскрытия конфиденциальных данных и бизнес-секретов. Передача внутренних данных сторонней организации повышает риски кражи ценной информации конкурентными организациями.
  • Сложность оценки потенциала сотрудников привлекаемого подрядчика. Доверяя работу компании аутсорсеру, вы полагаетесь на стороннее мнение о квалификации привлекаемых специалистов, что не всегда совпадает с вашими стандартами.
  • Возможность возникновения конфликтных ситуаций между внутренними и внешними специалистами. При заказе услуг специалистов у компании аутсорсера (особенно при частичном аутсорсинге) штатные сотрудники могут расценить действия руководителя как низкую оценку их профессиональных способностей.
  • Вероятность образования простоев. Если, к примеру, на аутсорсинг вынесен ремонт производственного оборудования, ожидание приезда мастера при возникновении поломки может надолго остановить процесс, тогда как штатный сотрудник, находясь постоянно на месте, быстро решил бы проблему.
  • Необходимость постоянного контроля процесса.

Анализируя возможности, которые предоставляет аутсорсинг, что это такое простыми словами сформулировать не сложно. Фактически – это отношения между работодателем и исполнителем не на правах трудового договора, с вытекающими из него обязательствами, а на условиях партнерского соглашения, избавляющего от целого ряда формальностей и дающего дополнительную степень свободы для обеих сторон.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *